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專案管理辦公室(PMO)成立輔導案例

PMO Setup Case

客戶簡介

客戶為台灣十大銀行之一,國內設有130多家分行,在美國、中國大陸、越南、新加坡、澳洲等國家設有據點。客戶發現自己花了大量時間為銀行製定了良好的策略計劃,但公司現有的專案管理效力低及控管不一致。客戶希望改善專案執行及交付的效益。高層主管認可策略及專案的對應是非常重要的。

需求背景

接續客戶先前PM標準作業流程(SOP)指導手冊撰寫完成,為實際落實PM指導手冊內所期望達成之目標及效益,特別成立正式的專案辦公室組織,以利推展下列之工作, 如:(1)提供專案團隊PM的行政支援,(2)提供組織PM的輔導及控管,(3)發展及維護組織的PM方法及標準,(4)提供組織PM人才的培訓計劃及執行,(5)規劃及發展PM的資訊系統等。

本輔導顧問專案的範疇共包含三個主要階段的任務:(1)專案辦公事組織章程及服務相關的標準作業規範製作,包含所有的作業規範書、標準表單、報告等;(2)專案辦公室人員的職能訓練輔導,包含所有的教育訓練課程規劃、執行、成效評核、及改善計畫;(3)PMO管理資訊系統建置,包含所有的系統建置分析評估、規劃設計及建置輔導。

本顧問輔導工作主要以第一階段的任務為主,相關的工作摘要請參考以下說明。

專案目標

  • 在預定時程及預算內,完成符合客戶需求的第一階段「專案辦公事組織章程及服務相關的標準作業規範製作」,並規畫第二階段「專案辦公室人員的職能訓練輔導」及第三階段「專案辦公室管理資訊系統建置」等工作。
  • 有效地協助PMO成員熟悉之其個人的角色職責及組織服務,並能完全勝任被賦予的工作任務。
  • 有效地協助各事業單位專案負責人員及主管熟悉PMO之服務項目及作業規範,以充分運用PMO的服務資源。
  • 逐步發揮PMO的組織能力,並提升PMO之組織成熟度及運作績效。
  • 展現PMO對策略專案執行之價值及效益實現能力。

產出及驗收方法

主要產出 「PMO專案辦公室組織章程及標準作業規範」,包含以下所有的作業規範書、標準表單、報告等
PMO組織章程 PMO服務作業規範 PMO行政作業規範
  • 組織章程
  • 專案控管服務作業規範
  • 專案輔導服務作業規範
  • 專案人才培訓標準作業規範
  • 專案管理人才培訓、認證及評核作業規範
  • 專案管理資訊系統作業規範
  • PMO年度工作計畫執行作業規範
  • PMO服務及工作守則
  • PMO業務推行及宣導作業規範
  • PMO顧客意見調查及處理作業規範
  • PMO顧客服務績效評核作業規範
  • PMO人員招募及篩選規範
  • PMO人員職能訓練作業規範
  • PMO人員能力及績效考核作業規範
  • PMO人員獎勵及懲戒作業規範
  • PMO文件管制作業規範
  • PMO檔案管制作業規範
驗收標準 按事先規劃之以下各階段之審核表單驗收:
  • 「交付產出審核表」
  • 「階段結束審核表」
  • 「建置小組團隊績效評分表」

效益及評量方法

階段
階段預期效益
評量方法
1. 建置訓練期 PMO人員能夠熟練地運用標準作業規範所有的流程、表單、 工具、及技術等。
  • PMO人員訓練成績評核表。
  • 工作績效檢討告及PMO主管評核表。
2. 技術熟練期 逐步落實PMO所執行的各項作業,如(1)提供專案團隊PM的行政支援,(2)提供組織PM的輔導及控管,(3)發展及維護組織的PM方法及標準,(4)提供組織PM人才的培訓計劃及執行,(5)規劃及發展PM的資訊系統等。
  • 工作績效評核報告。
  • PMO組織能力評量表。
  • PMO標準作業規範使用現況稽核報告。
3. 績效表現期 提升各事業單位之專案目標達成率及專案預期效益。
  • 內部顧客意見調查及處理報告。
  • 內部顧客服務績效評核報告。
  • PMO輔導及控管專案效益達成結果分析報告。
  • PMO組織能力評量表。

KPMS的顧問服務說明

本顧問服務的時間為4個月,每星期4小時。顧問服務內容主要包含以下的工作:

  • 協助建立專案管理團隊。
  • 製作專案範疇及工作計劃。
  • 擬定專案溝通及控管計劃。
  • 擬定交付產出品質驗收標準及里程碑。
  • 提供及講解樣本及範例。
  • 指導撰寫的技巧方法及工具使用。
  • 協助進度的追蹤及跟催。
  • 協助初稿及完稿的審校工作。
  • 指導本流程標準手冊訓練簡報資料之製作。
  • 協助規劃專案小組的工作任務、時程及相關的溝通協調機制。
  • 依排定時程進行相關作業。

客戶PMO負責工作:

  • 指派合適的專案贊助者及專案經理。
  • 指派合適的人員組成專案小組來負責執行PMO標準作業規範撰寫的工作。
  • 配合專案時程參與及負責執行每一輔導單元計劃的工作事項。
  • 配合專案需求進行討論或建議。

執行及後續

輔導執行成果 所有階段之交付產出皆如期如質完成
後續輔導工作
  • PMO人員的職能訓練輔導
  • PMO年度工作計畫製作及執行輔導
  • PMO管理資訊系統規劃及建置
客戶回饋 客戶對整個專案進行全力支持及參與,並對執行的成果予以高度的期望及肯定
 
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