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專案管理標準流程建立輔導案例

PM Standard Process Establishment Case

客戶簡介

客戶為台灣十大銀行之一,國內設有130多家分行,在美國、中國大陸、越南、新加坡、澳洲等國家設有據點。客戶發現自己花了大量時間為銀行製定了良好的策略計劃,但公司現有的專案管理效力低及控管不一致。客戶希望改善專案執行及交付的效益。高層主管認可策略及專案的對應是非常重要的。

需求背景

而對外部競爭及內部成長的壓力、企業高層深感策略目標及投資效益有效實現的重要性,特別指派PMO來負責規劃及建置專案管理標準流程手冊,以做為PMO及全公司各事業單位共同遵循的專案管理指導依據。同時,做為企業專案人才培訓的最佳範例及專案組職能力發展的評量基準。

專案目標

  • 在預定時程及預算內,完成符合客戶需求的「企業專案管理標準流程手冊」之撰寫。
  • 有效地協助各事業單位專案負責主管熟悉所有的知識觀念、流程表單、及工具技術的實務運用。
  • 提昇各事業單位主管之專案管理能力。
  • 強化PMO的組織運作能力。
  • 提昇整個企業策略專案效益實現的能力。

產出及驗收方法

主要產出 「企業專案管理標準流程手冊」,包含所有的流程表、表單、報告、工具之標準樣本及範例說明
工作產出 工作計劃產出:
  • 範疇計劃、預算計劃、人力資源計劃、時程計劃、工作小組分派計劃、文件檔案控管計劃、產出品質驗收計劃、階段進度檢討審查計劃。
工作執行產出:
  • 各流程單元之初稿、複稿及完稿。
  • 進度檢討使用之簡報資料。
  • 教育訓練需要使用的簡報及範例教材。
工作控管及結案產出:
  • 階段現況報告。
  • 階段成果審核報告。
  • 工作小組之工作計劃、進度報告、文件記錄。
  • 小組結案報告。
  • 工作小組團隊績效評核報告。
驗收標準 按事先規劃之以下各階段之審核表單驗收:
  • 「交付產出評分表」
  • 「階段結束審核表」
  • 「團隊績效評分表」

效益及評量方法

階段
階段預期效益
評量方法
1. 導入訓練期 企業各事業單位專案管理相關人員能夠熟練地運用所有的流程、表單、 工具、及技術等。
  • 專案主管能力評量表。
  • 案例練習報告評分表。
2. 技術熟練期 企業專案管理標準流程、表單、工具、技術等確實為各事業單位有效地運用於管理其所有專案工作。
  • 實作績效評核報告。
  • 專案組織能力評量表。
  • 專案管理標準流程使用現況稽核報告。
3. 績效表現期 企業各事業單位之專案目標達成率及專案預期效益顯著提昇。
  • 專案目標達成績效、範疇、時間、成本、品質之績效及差異分析。
  • 專案預期效益達成結果報告分析。

KPMS的顧問服務說明

本顧問服務的時間為4個月,每星期4小時。顧問服務內容主要包含以下的工作:

  • 協助建立專案管理團隊。
  • 製作專案範疇及工作計劃。
  • 擬定專案溝通及控管計劃。
  • 擬定交付產出品質驗收標準及里程碑。
  • 提供及講解樣本及範例。
  • 指導撰寫的技巧方法及工具使用。
  • 協助進度的追蹤及跟催。
  • 協助初稿及完稿的審校工作。
  • 指導本流程標準手冊訓練簡報資料之製作。
  • 協助規劃專案小組的工作任務、時程及相關的溝通協調機制。
  • 依排定時程進行相關作業。

客戶PMO負責工作:

  • 指派合適的專案贊助者及專案經理。
  • 指派合適的人員組成專案小組來負責執行本流程標準手冊撰寫的工作。
  • 配合專案時程參與及負責執行每一輔導單元計劃的工作事項。
  • 配合專案需求進行討論或建議。

執行及後續

輔導執行成果 所有階段之交付產出皆如期如質完成
後續輔導工作
  • 專案管理標準流程手冊實務運用人才培訓計劃及執行
  • 專案管理內部教官培訓計劃及執行
  • 「電腦化企業專案管理資訊系統」建置規劃及執行
  • 專案辦公室組織功能階段發展計劃及建置
客戶回饋 客戶對整個專案進行全力支持及參與,並對執行的成果予以高度的期望及肯定
 
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