常聽到企業的高層抱怨說：「他們的專案時常delay，因而造成客戶的抱怨和合約的糾紛。」
當他們向PM詢問為什麼會delay時，PM總會找一堆理由來解釋：「例如，客戶的需求變更、外包商配合不良、採購物料品質不良、產品設計不良、合約內容不合理、主管對時程要求不合理等。」
對大多企業的高層而言：「PM應該對專案的delay負最大的責任。要是PM能力好，同時盡力負責，那麼專案怎麼會delay呢？」
然而，對PM而言：「很多delay產生的原因，大多不是PM所能控制的，例如，客戶的需求變更、主管對時程的不合理要求、配合廠商的能力不足、參與單位的配合度不佳、行政及技術人力資源不足、管理的制度、組織和設備不健全等。」
由於高層主管和PM的在此議題上的看法差異，經常造成溝通上的緊張氣氛。
對高層主管而言：「最好的solution就是改善PM的能力，例如要求PM去考PMP證照，或是去接受各種專案管理及人際溝通的能力訓練。」
而對PM而言：「最好是減少客戶的變更、合理的時間、足夠的預算、足夠的行政支援、有能力的配合廠商、足夠的管理授權、足夠的主管支持、其它單位的良好配合等。」
從專案delay發生的真正原因來看，似乎雙方都是各執一方，見樹不見林，亦即缺乏全面性的整體觀。因此，如果我們用系統分析的道理來看，其實專案delay的原因是多面向的，可能包含：
- 外在環境因素：如法規、市場、客戶、地域、文化等。
- 內部環境因素：如組織文化、策略政策、管理制度、流程規範、環境設備等。
- 專案本質因素：如專業領域、規模大小、問題需求、範疇目標、效益風險等。
- 專案管理因素：如定義、組織、用人、計劃、執行、控管等。
- 產出技術因素：如構想、規劃、設計、測試、建造、後勤、專利智財等。
- 人員操作因素：如操作能力、人力資源、現場督導、品質查核、人員訓練等。
因此，若要有效找出專案delay的原因，就必須仔細從上述的各面向來找出可能的「直接原因」、「間接原因」及「根本原因」。之後，再根據其「發生機率」和「影響程度」來找出少數的關鍵原因。
等找到專案delay真正的原因之後，就進一步來從「策略面」、「商業面」、「環境面」、「組織面」、「流程面」、「操作面」等各面向來構想有效的solutions。
然而，不管是要分析專案delay的原因，或者是構想相關的解決方案，企業高層和PM都必須要能夠回答以下問題，包含：
- 如何有效設定專案的需求目標及其優先順序？
- 如何確認專案的問題需求、範疇目標及利益風險？
- 如何正確設定專案的成功準則及有效評核專案的最終成效？
- 如何選擇適合的專案組織架構及有效定義角色責任？
- 如何指派適任的專案經理及專案團隊成員？
- 如何架定義適合的專案管理及產出流程？
- 如何有效進行專案的起始、計畫、執行、控管及結案等相關的活動？
- 如何有效分析專案的問題和構想解決的方案？
- 如何有效評核專案經理及團隊成員的能力及績效表現？
若要能夠正確回答上述的問題，高層主管和PM們就必須先具備專案管理相關的「共同知識」，如此才能使用「共同語言」來有效進行專案問題解決的溝通，進而才能產生各種解決行動的「共識」。
有關上述企業高層和PM所必須具備的專案管理「共同知識」，請參考賴志宏博士的「專案管理實戰手冊」一書內容。若想要知道本書的內容介紹及購買辦法，請按以下的連結。
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| (出處：Kris專案管理學院) |
