專案管理系統的構成要素
專案管理系統是企業組織在專案管理運作的架構和功能。基本上，它是由「策略」、「組織」、「流程」、「工具」、及「人才」等五個大子系統所組合而成，其摘要說明如下(如圖1)：
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以下的五大子系統是企業組織發展專案管理系統的五大基石，缺一不可。若無法定義明確的策略，則無法架構有效的組織，也因此無法規劃正確的流程及工具，進而無法發展有用的人才。專案管理系統的發展是必須是五個子系統同步展開，由簡單的運作開始實施，漸漸地發展成更進步的系統。
專案管理系統的作用功能
由於專案管理系統的五個子系統及構成要素間的互相關聯及作用，共產生的以下五個主要的功能(圖2)，包含：
- 策略需求管理：
根據組織的經營環境及策略需求，規劃專案管理的策略需求、目標、與政策方針，並持續監視及控管組織專案管理系統的運作績效及成果，以做為專案管理系統功能持續改善的依據。 - 管理組織與責任：
根據專案管理的策略需求，規劃符合需求的專案管理組織架構及角色責任。並清楚地載明所有專案管理人員應有的承諾。及持續改善專案管理組織的功能，以確保其運作的最佳效率。 - 資源管理與發展：
專案管理的主要資源為包含人員與工具兩項。人員管理與發展主要包含專案管理人才教育訓練、專案管理人員績效及能力評核、專案管理人力資源需求規劃、獲得與管理等。工具管理與發展主要包含專案管理設備環境、軟體工具、資訊系統的需求確認、規劃、建置、運用、維護及改善等。 - 專案管理流程：
根據組織專案的性質及規模來制定專案管理流程方法及作業規範，以做為專案管理執行的指導說明。而隨著組織在專案管理能力的不斷進步，專案管理的作流程方法也需隨之改善。例如：從單一專案品質與時間的管理，進步到單一專案的目標、需求、時間、成本、資源、議題、變更、風險、組態的管理；或從最初的單一專案管理，進步到群組專案管理及投資組合管理。 - 持續稽核與改善：
持續量測及分析專案管理的績效成果，並評估必要的更正行動。據此來改善專案管理的組織責任、流程方法、設備工具及人員能力等。
這些功能最主要的用途目的有二個，包含：
- 成功產出專案的目標
藉由建立有效的專案管理組織團隊、資源設備、流程方法、技術工具等，將內外部顧客的專案需求轉化成預期的目標。專案的目標包含專案的績效目標及預期效益，所謂的績效目標是專案完成時必須達成的範疇、時間、品質、預算等目標。所謂的預期效益是專案完成後所產生的有形利潤或無形的好處。例如，新產品研發專案的預期效益就是要增加市場的競爭力，來獲得更好的銷售業績和利潤。而根據而管理階層的區別，專案管理的可分為組合投資管理、群組專案管理及個別專案管理等三大管理需求功能。 - 維持組織專案管理運作的最佳效能
藉由定期監視、量測及分析組織內外環境的需求及專案的績效成果，制定組織及員工專案管理能力的需求，並持續改善專案管理系統的功能，以維持組織專案管理運作的最佳效能。例如，持續調整專案管理系統運作負責的功能組織，並有效地發展專案管理的資源及流程，以確保系統的持續有效運作，這些資源包含人才、設備、工具等。
| 圖1：專案管理的系統架構及組成要素
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| 圖2：專案管理系統的作用功能
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| (出處：Kris專案管理學院) |
