根據專案管理的流程原理，PMO成立的流程中包含：提案、起始、計劃、執行及結案等階段。若能清楚及正確地定義這五階段的工作，將大幅提高PMO成立的工作效率。以下說明PMO成立的各階段活動(參考圖1)。
| 提案階段 |
此階段主要的目的在確認PMO成立的必要性及效益性，以做為專案成立的核准依據。主要的工作包含：
- 指派專案負責人員
- 分析問題與需求
- 構想解決方案
- 評估及篩選備選方案
- 撰寫及審核商業案例等
| 起始階段 |
此階段主要的目的在確保PMO成立的專案團隊被有效的建立，且重要利害關係人及其溝通需求被仔細辨認。主要的工作包含：
- 製作專案核准證
- 建立臨時的專案管理卓越中心(PMCOE)
- 確認利害關係人及溝通需求
- 召開專案啟動會議等
| 計畫階段 |
此階段主要的目的在確保PMO成立的細部計畫是明確、可量測、可行、實際及有時間限制。主要的工作包含：
- 確認專案範疇
- 發展專案計畫
- 發展控管計畫
- 撰寫及審核專案計畫書等
| 執行階段 |
此階段主要的目的在確保PMO被有效地成立及導入。主要的工作包含：
- 進行準備工作
- 建立PM共同知識
- 建立PM共同流程
- 建立PM共同組織
- 建立PM共同系統、進行PMO導入工作等
有關此階段更細項的工作，請見圖五的內容。
| 結案階段 |
此階段主要的目的在確保PMO專案被確實成立，且專案的績效被有效檢討。主要的工作包含：
- 規劃及準備結案作業
- 進行完成驗收作業
- 進行合約結案作業
- 進行行政結束作業
- 進行結案檢討及報告等
圖1：PMO成立的流程 |
| (出處：Kris專案管理學院) |
