良好的「利害關係人溝通」對專案成敗很重要，為什麼很多PM都做不好呢？

「這個設計變更要求明明是不可行，為什麼業務不去跟客戶說No，卻偏偏要PM配合呢？」

「不是一開始就講好嗎？如果要變更需求，一定要經過大家仔細討論過後才能決定。為什麼現在只要使用單位一提出，PM就要照單全收呢？」

「開會時明明講好要在一周內完成prototyping的工作，為什麼負責的工程師連圖面都還沒有完成，同時還給PM一堆藉口呢？」

「PM已經跟他催幾百次了！採購部那個傢伙明明知道我們急著要那批測試樣品，為什麼還在三番兩次找理由拖延呢？」

「即使PM已經向工程部主管溝通過了，但那個吹毛求疵的工程師還是堅持不開waiver letter給這批進料檢驗的零件，你說怎麼辦呢？」

「那些HR的人根本不了解專案實際運作的方式，竟然還想用他們的方法來評核專案人員的績效，實在ridiculous！」

        通常，專案利害關係人會對專案的各種議題產生興趣，並且會運用直接或間接地影響力來左右專案的各種決策和行動，以符合他們的期望和需求。由於，專案利害關係人會對專案的執行過程和結果產生不同程度的影響，因此PM必須事先辨認哪些是專案的利害關係人，同時仔細分析他們真正的期望、需求、態度、興趣、影響力等，以便規劃出有效的溝通策略和方法，來減少來自他們的干擾和阻力，同時設法增加必要的助力。

        然而，很多PM在進行專案工作計劃或決策之前，經常忽略了利害關係人的意見調查或諮詢。同時，在工作計劃或決策後，也經常缺乏主動和積極的溝通行動。進而導致PM與利害關係人之間產生了許多溝通的問題。因此，PM若要減少利害關係人的溝通問題，首先必須仔細分析利害關係人，包含 ：

• 哪些是專案的利害關係人？

• 什麼是專案利害關係人的期望、需求、態度、興趣及影響等？

• 哪些是專案利害關係人的溝通需求及時機？

• 哪些是專案利害關係人有效的溝通策略與方法？

     之後，PM還必需做好以下的工作，包含：   

• 發展專案的溝通計畫。

• 建立溝通資訊平台。

• 管理溝通議題。

• 進行現況報告及檢討。

• 管理溝通訊息。

• 管理會議。

• 控管專案文件報告。

        當PM能做好專案利害關係人的溝通分析、計劃及行動之後，必能大幅提升利害關係人的溝通效率，進而提升專案在工作計劃、決策及執行上的效率，並達成專案的最佳產出成果。

        有關上述各的所有專案利害關係人溝通分析、計劃及行動的相關活動，其原理說明、工具運用及文件表單，請參考賴志宏博士的「專案管理實戰手冊」一書內容。

(以上內容擷取於賴志宏博士 的「專案管理實戰手冊」)