專案會delay，到底是PM的能力不好，還是其它因素造成的？

        當他們向PM詢問為什麼會delay時，PM總會找一堆理由來解釋：「例如，客戶的需求變更、外包商配合不良、採購物料品質不良、產品設計不良、合約內容不合理、主管對時程要求不合理等。」

        對大多企業的高層而言：「PM應該對專案的delay負最大的責任。要是PM能力好，同時盡力負責，那麼專案怎麼會delay呢？」

        然而，對PM而言：「很多delay產生的原因，大多不是PM所能控制的，例如，客戶的需求變更、主管對時程的不合理要求、配合廠商的能力不足、參與單位的配合度不佳、行政及技術人力資源不足、管理的制度、組織和設備不健全等。」

        由於高層主管和PM的在此議題上的看法差異，經常造成溝通上的緊張氣氛。

        對高層主管而言：「最好的solution就是改善PM的能力，例如要求PM去考PMP證照，或是去接受各種專案管理及人際溝通的能力訓練。」

        而對PM而言：「最好是減少客戶的變更、合理的時間、足夠的預算、足夠的行政支援、有能力的配合廠商、足夠的管理授權、足夠的主管支持、其它單位的良好配合等。」

        從專案delay發生的真正原因來看，似乎雙方都是各執一方，見樹不見林，亦即缺乏全面性的整體觀。因此，如果我們用系統分析的道理來看，其實專案delay的原因是多面向的，可能包含：

• 外在環境因素：如法規、市場、客戶、地域、文化等。
• 內部環境因素：如組織文化、策略政策、管理制度、流程規範、環境設備等。
• 專案本質因素：如專業領域、規模大小、問題需求、範疇目標、效益風險等。
• 專案管理因素：如定義、組織、用人、計劃、執行、控管等。
• 產出技術因素：如構想、規劃、設計、測試、建造、後勤、專利智財等。
• 人員操作因素：如操作能力、人力資源、現場督導、品質查核、人員訓練等。

        等找到專案delay真正的原因之後，就進一步來從「策略面」、「商業面」、「環境面」、「組織面」、「流程面」、「操作面」等各面向來構想有效的solutions。

        然而，不管是要分析專案delay的原因，或者是構想相關的解決方案，企業高層和PM都必須要能夠回答以下問題，包含：

• 如何有效設定專案的需求目標及其優先順序？
• 如何確認專案的問題需求、範疇目標及利益風險？
• 如何正確設定專案的成功準則及有效評核專案的最終成效？
• 如何選擇適合的專案組織架構及有效定義角色責任？
• 如何指派適任的專案經理及專案團隊成員？
• 如何架定義適合的專案管理及產出流程？
• 如何有效進行專案的起始、計畫、執行、控管及結案等相關的活動？
• 如何有效分析專案的問題和構想解決的方案？
• 如何有效評核專案經理及團隊成員的能力及績效表現？