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專案管理標準流程建立顧問服務

PM Standard Process Establishment Consulting Services

缺乏PM標準流程的現象和問題

缺乏一套共同遵循的專案管理標準流程,企業的專案在執行時經常會產生以下的現象:

  • 每個專案經理都有一套自己的秘密配方(Secret Ingredient)來管專案:專案經理各有一把號,各吹個的調,英雄主義抬頭,跨部門協調溝通困難。
  • 每個專案經理都認為他的專案是最重要:組織的有限資源分配不均,容易產生資源浪費及部門衝突。
  • 每個專案的的執行過程都像是個黑箱(Black Box):專案介面溝通資訊不明,造成各管理階層及功能單位決策不良,失誤不斷。
  • 每個專案的成效評核大多是自由心證:專案需求、效益、風險管理方法無共同認定標準,最終成效難以認定。
  • 每個專案的最佳範例與經驗學習都留在專案經理個人的腦裡:造成專案的最佳案例(Best Practices)及經驗學習(Lessons Learnt)等智慧財產無法有效保留及傳承。

這些現象往往造成許多專案管理上的問題,包含:「意見整合不易、溝通協調很難、問題解決無效、衝突經常發生、責任區分不清及績效評定不易等(參考圖1)。」

缺乏PM標準流程的現象與問題

圖1: 缺乏PM標準流程的現象與問題

PM標準流程建立的目的與效益

所謂PM流程是指:PM團隊用於進行「起始、計劃、控管、執行及結案」的方法步驟及階段活動。而PM標準流程:「就是組織內所有專案所共同遵循的管理流程。」

因此,為了避免組織在PM問題,同時提高專案管理效率,組織需要建立一套具有共同邏輯及方法的專案管理流程架構。其目的是:將專案管理的方法、流程、技術、工具、文件及範例予以標準化,然後有系統地導入及落實到組織內所有部門和專案上,並做為建立「專案管理辦公室(PMO)功能、專案管理資訊系統(PMIS)、專案績效評估方法、專案管理教育訓練方法」的依據。

PM標準流程建立的主要效益包含:減少專案管理的問題、提升專案的執行效率,提高專案的成果效益、有效發展組織整體的專案管理能力等。有關PM標準流程建立的目的與效益的關係,請參考下圖的內容。

PM標準流程建立的目的與效益

圖2:PM標準流程建立的目的與效益

PM標準流程建立的困難

雖然PM標準流程的建立會帶來許多好處,但若無法正確設計其流程架構、建立相關的作業程序及文件表單、並順利推展PM標準流程的導入工作,反而會帶來更多壞處,包含:可能會造成人們的抱怨、抗拒和挫折,進而對PM標準流程的導入失去信心。

下圖所列為PM標準流程建立最常遇到的困難。若不能克服這些困難,PM標準流程建立的過程將會是一條充滿挑戰和挫折的路。

PM標準流程建立的困難

圖3:PM標準流程建立的困難

KPMS的顧問服務及效益

服務項目

我們提供最專業的顧問服務,來協助貴公司從事以下PM標準流程建立的相關工作,包含:

  • 分析現有PM流程問題
  • 確認PM標準流程的架構需求
  • 成立PM標準流程建立的專案團隊
  • 製作PM標準流程建立的專案計劃
  • 撰寫PM標準流程書及相關文件
  • 進行PM標準流程導入的工作
  • 建立PM標準流程最佳案例
  • 進行相關的教育訓練工作
  • 督導及控管專案的工作進度

服務能力

我們主要的顧問服務能力包含:

  • 在需求面上: 具有專業的PM流程問題分析及需求評估的方法、工具及經驗,來協助客戶規劃PM標準流程的架構需求及方法。
  • 在技術面上: 具有專業的PM標準流程建立方法、工具、範例、經驗,來協助客戶建立所有PM標準流程及文件。
  • 在管理面上: 具有完備的專案管理方法、工具、文件表單及經驗、來協助客戶計劃及控管PM標準流程建立專案的工作。
  • 在組織面上: 具有豐富的PM組織架構與團隊管理的方法、工具及經驗,來協助客戶發展高績效的PM標準流程建立專案團隊。

有關KPMS在PM標準流程建立的顧問服務能力及效益,請參考下圖的內容。

KPMS的顧問服務能力及效益

圖4:KPMS的顧問服務能力及效益

 
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