Kris專案管理學院

如何有效建立晉升主管職必備的

「核心基礎專案管理能力」

作者：賴志宏博士 (Kris專案管理學院)

為甚麼有那麼多愛看書及愛上課 的專案管理知識達人，
卻很少有能夠透徹領悟及運用自如的專案管理技術專家呢?

內容大綱

(一) 主管職必需具備那些核心能力呢？
(二) 什麼是「專案管理的能力」呢？
(三) 專案管理師證照真的能讓您升官加薪嗎？
(四) 不同專業及職務的人，應有不同的PM能力嗎？
(五) 專案管理能力要如何有效養成？
(六) 如何選擇真正「符合工作性質」且「有實用價值的」專案管理訓練方法？
(七) A to A+的專案管理能力需要靠不斷的「學習」和「修鍊」

(一) 「主管職」必需具備那些核心能力呢？

根據統計，一個在大型企業任職的新進員工，大約只有5 %被晉升為主管的機率。因此，在僧多米少的情況下，要如何確保自己在激烈的競賽中不被無情的淘汰呢？除了機運及特殊關係外，唯有不斷靠自己的實力和表現，才能讓您過關斬將，步步高升。然而，那些才是您必備的核心能力呢？

根據調查：成功的主管職人員除了基本的個人能力及專業能力外，最重要的必備主管能力為：人際能力、一般管理能力、專案管理能力、商業能力。(參考：企業主管必備的核心管理職能 http://www.krispmschool.com/methodology/index.php)

專案管理已成為21世紀企業主管必備的核心職能之一，任何想要晉升主管或提昇績效的職場達人，絕對不可忽視它的重要性。

(二) 什麼是「專案管理的能力」呢？

簡單的說，就是：「提案」、「計劃」、「執行」、「控管」、「結案」等五大工作管理的能力。無論您身居何職，位居何階，您的工作絕對少不了這五項必要的管理工作，其定義如下：

1. 提案能力：「定義問題需求」及「設定目標範疇」的能力。
2. 計劃能力：整合及規劃"人、事、時、地、物、財"之能力。
3. 執行能力：產出工作任務各階段及最終實際成果的能力。
4. 控管能力：追蹤、查核、記錄、分析、報告、及更正的能力。
5. 結案能力：驗收、檢討、改善各階段及最終成果的能力。

具有良好的專案管理能力，可以確保您有效地掌控工作任務的「範疇」、「時間」、「預算」、「資源」、「品質」、「風險」、「團隊」、「溝通」等重要活動元素，最終的目地是讓您產出最佳的績效成果。

因此，不論您從事行銷業務、市場產品規劃、產品研發、製造生產、人事行政、採購、或資訊管理。只要是想要晉升「主管職」的人，都需要專案管理的能力。

(三) 「專案管理師證照」真的能讓您升官加薪嗎？

目前，市面上最熱門的「專案管理」訓練課程，應屬「PMP專案管理師」證照班。此類課程，大多以教授「如何有效通過PMP測驗」為主的考試技巧。基本上，和許多證照補習班的做法差不多。或許，學員可以從中獲得基本的知識概念，但對實際的工作沒有太多的幫助。

為了考PMP証照，學員不但要花費36小時~72小時上課，以取得必要的PDUs學分需求，同時，還要花將近一兩個月的時間來準備考試。除了正式上課的費用外，學員還需付出一筆加入「美國專案管理協會(PMI)」會員的費用，接著，再繳交一筆無法退費的「報考費」。等到真正拿到證照後，每年還要付出可觀的時間和金錢來保留已拿到的證照資格。難怪說PMI是最有生意頭腦的"非營利"組織。

在此，我們無意否定PMI對推展PMP認證考試的貢獻，但以台灣人對考證照的狂熱習性，PMP的證照班對真正有心想要提昇自身主管能力及績效的人而言，似乎是勞民又傷財。當然，您也可以參加不以考照為訴求的課程。然而，市面上現有的課程大多根據PMP編訂的「專案管理知識領域(PMBOK)」為教學的藍圖，大量充斥一堆簡略的理論知識介紹，很少有實用的案例習作。

筆者在多年的專案管理教育訓練經驗中，發現許多曾經上過PMBOK為主的課程或已拿到PMP證照的學員，對專案管理的一般知識架構瞭解程度還不錯，但對實際用於的工作中的know-how則尚待加強。難怪很少有拿到證照的學生自信的說：「PMP的證照讓我的專案管理能力及績效大幅提昇，同時也讓我加薪升官」。

PMBOK畢竟還是理論觀念為主的「知識領域」，要將其有效地轉化成實際有用的技術，尚需要學習許多實務的應用方法和架構。

(四) 不同專業及職務的人，應有不同的PM能力

從培訓的角度來看，能力的需求是根據受訓對象工作的需求來考量。這包含其職位、角色、工作內容、經驗、環境、專案的規模大小、複雜程度、及專案性質等。例如，管理軟體研發專案、大型營建專案、及飛機製造專案，三者的能力需求絕對不同。而每個企業的組織規模大小、架構功能差異、及企業管理文化與環境，對企業主管PM能力需求皆有很大的影響。

因此，按照職能需求分析方法，每個人在職場所需的PM技能程度皆不相同。其必須考量以下5個主要的因素，包括：

企業組織的產業別及服務性質：e.g. 製造，工程，軟體，金融，設計，服務..等。
公司及專案規模大小：大企業(專案)，中小企業(專案)，微型企業(專案)..等。
公司的組織架構方式：e.g. 功能式，矩陣式，混合式，集中式，分散式..等。
個人的角色及職務：e.g. 技術人員，功能事務人員，主管人員(低中高)，上層領導人..等。
個人實際工作的需求：e.g. 計劃，執行，控管，行政支援，業務，品管，採購，財務..等。

根據上面提及的影響因素，可將企業主管的PM角色分為: (1) 投資決策者；(2) 資深專案業主負責人；(3) 專案贊助者；(4) 專案經理；(5) 專案工程師；(6) 專案組員；(7) 部門經理；(8) 部門組員等八種類型。其個別的PM任務及核心能力需求皆不同。因此，必須清楚地辨認各別主管所需的PM能力，並據此來規劃PM能力訓練目標及方法，真正符合個人實際需求的。

(五) 專案管理能力要如何有效養成？

何謂技能
任何工作能力的養成不外乎先有基本的觀念和知識，再透過教案練習及現場的實作經驗累積，不斷的由簡單的技巧發展成熟練的技能。所謂的技能，不僅在技巧上要能應用自如，更重要的是要能產出符合預期目的績效成果。沒有實際的績效成果，只有知識和技巧是不能稱作「技能」的。因此，「技能」可被定義為「知識，技術，經驗，績效」的加總。

專案管理能力養成的四大階段
基本上專案管理能力的建立可分為下列四大階段：

「知識觀念建立期」：專注於基礎的知識理論和架構工具。主要是培養專案管理的正確觀念及態度，同時熟悉相關的定義、原理、術語及方法步驟等。訓練的主要方式為被動式的教室內學習。
「工具技術練習期」：運用實際的工作案例，重複的練習所有的專案管理的工具及技術之運用，直到完全熟練為止。訓練的主要方式為實驗室的作業練習及實案教導學習。
「技能應用期」：透過實務工作的應用，不斷從嘗試錯誤的過程中獲得真正的經驗能力。訓練的主要方式為主動式的實際工作運用學習。
「職能成熟期」：將所學的技術及經驗，透過指導及教授他人的經驗中，不斷精進自己的知識技能力。使自己成為公認的專家。訓練的主要方式為不斷自我的挑戰及從事教育訓練工作中學習。

專案管理能力評量的六大晉級程度
經過每一階段的訓練後，可用下面六個評量等級來客觀的評核學習者真正的能力程度，以作為其繼續向上晉級的努力參考依據：

第一級：知識能力 - 我可以清楚的定義此技能。
第二級：瞭解能力 - 我可以解釋此技能如何應用。
第三級：應用能力 - 我具有侷限的經驗將此技能應用於簡單的問題解決上。
第四級：分析能力 - 我具有廣泛的經驗將此技能應用於複雜的問題解決上。
第五級：綜合能力 - 我可以將此技能的原理用於其他不同的問題解決上。
第六級：評核能力 - 我被同事公認是此一職能應用的專家。

(六) 如何選擇真正「符合工作性質」且「有實用價值的」專案管理訓練方法？

不是所有人都需要PMBOK的九大專案管理知識領域
按照的「PMBOK專案管理知識領域」的分類，專案管理共有五大流程及九大知識領域。但實際上並不是每個人都需要用到所有的九大知識領域才能從事專案管理的工作。以筆者的實務經驗，除了管理一些純專案組織導向的大型土木營建專案，大型工程建造專案，大型軟體系統開發案，飛機輪船建造專案，大型國防武器開發案，或其他類似的專案外，很少有人會用到所有的九大知識領域。

實務上，大多數的人只用到專案排程及時間控管，原因之一是大部分的人都會用MS Project 的排程軟體。至於專案人事資源、預算成本，財務，實獲值、風險、資訊系統、採購合約、法務、品質規格、議題變更等特定專業領域，則大多由其他功能單位負責支援控管。而一般的專案管理課本(包含PMBOK)在這些領域上也只是一些粗淺的介紹而已。因此，若要有效的建立個人實用的專案管理能力，找尋適合自己工作真正需求的訓練方法及課程是最重要的。

初學者只需要「核心基礎的專案管理知識及技術」就足夠了
鑑此，若是您不需要負責管理純專案組織導向的大型的專案，而且是專案管理的初學者，那麼只要那些核心的專案管理知識及技術就足夠了 (類似本學院的 " 核心基礎專案管理"課程的內容)，剩下的就是在實際的工作中不斷的地練習及應用。這些核心的專案管理知識及技術主要以專案管理的五大流程為架構 (非以九大知識領域單元訓練課程維架構)，包含專案的組織建立、範疇規劃、細部計劃、估算、排程、資源規劃、預算、進度追蹤控管、議題及變更控管、結案控管等。

也許，經過一段時間的應用之後，若是因為工作的需要，您還想要涉及其他的PM知識領域的技術，那麼您可以選擇最需要或最有興趣的知識單元來繼續進修 (請參考" 本學院培訓課程總覽"網頁來查看有哪些其他的PM知識單元訓練課程)。例如，專案風險管理、專案採購管理、專案品質管理、或其他較為功能導向的專業領域課程。

必須加強專案管理在「人的技巧」上的能力
許多人學了一堆專案管理的流程、方法、工具、及表單後，才發現很難運用於實際的工作中。主要的原因是：專案管理雖然具有客觀的系統方法及工具，但在執行上，却需靠人的主觀「認知、評估、判斷、及決策」。更重要的，還需面對及處理一堆「人際間、團隊間、部門間、組織間」的「溝通、協調、談判、衝突」等相關的議題。這些都需求有一群具有良好「人的技巧」的專案團隊及領導主管人員，才能讓專案管理的系統方法及工具得以發揮其最大的功效。

根據研究：造成專案失敗的主要原因來自幾個主要因素，包含：溝通不良、缺乏上層管理者支持、缺乏可行的專案需求規劃、及缺乏妥善的專案執行計劃。這些原因可能和缺乏良好的專案管理方法及工具有關，但最主要的問題還是出在缺乏「人的技巧」上。(請參考： http://www.it-cortex.com/Stat_Failure_Cause.htm)

因此，除了學習專案管理應有的核心基礎知識理論及方法工具外，您必需要再加強相關的專案管理「人的技巧」能力。如此才能確保您所負責的專案工作得以順利完成。(有關專案管理「人的技巧」相關資訊，請參考： http://www.krispmschool.com/seminar/index.php 及 http://www.krispmschool.com/pmcourses/pmcourses.php#p4)

(七) A to A+的專案管理能力需要靠不斷的「學習」和「修鍊」

能力的養成必須將所學與實際的工作緊密連結，才能產生深刻的感受和領悟。再透過構個人不斷的揣摩、嘗試及修正，最後轉化成自身的習慣和信仰。若只重視知識理論層面的了解，而不在實際的生活及工作中修鍊及領悟，則根本不算學到甚麼技能。這就是為甚麼有那麼多愛看書及愛上課的專案管理知識達人，卻很少有能將專案管理透徹領悟及運用自如的技術專家。

有單純的知識觀念授課對企業主管能力養成效果是有限的。「知識」和「技術」若沒有透過實際的工作應用，是很難轉化出有效的技能。所謂「做中學，學中做」，沒有真實的情境實習，知識觀念是沒有辦法發揮其真實的效用。再者，有了「知識觀念」，加上現場的「應用磨練」，若沒有不斷的「檢討改善」，那麼所學的知識及技術也無法更上層樓。所謂「學而不思則罔，思而不學則殆」，要學也要思才能不會迷失及徒勞無功。因此，唯有將「學習」與「修鍊」兩者不斷的同步進行，才能讓您晉升「主管職」的專案管理能力養成得到真正的成果。　

<End>