PM標準流程架構的設計

PM Standard Process Framework Design

作者：賴志宏博士出處：Kris專案管理顧問日期：2017/4/10

PM標準流程架構設計的需求

PM標準流程架構是根據組織的需求，所制定的PM共同流程、方法、工具、與文件範本。其主要用途在「指導或規範」組織的所有的專案管理人員，來從事各種專案的管理工作，以提升專案管理的效率。因此，而這套PM標準流程架構必須適用組織內所有「不同類型的專案」。所謂不同類型的專案，其定義為：

不同專業領域的專案：如：研發、IT、工程、活動、品管等不同專業領域的專案。
不同規模大小的專案：如：大型、中型、小型的專案。

基本上，要設計一套能夠適用於所有不同類型專案的PM標準流程，似乎不太可能。除非能夠找出可以彈性調整PM標準流程的方法，如此才能適用於不同類型的專案。

PM標準流程架構設計的步驟

據上述的需求，PM標準流程架構的設計方法可細分為以下的六個步驟(參考圖5)，包含：

分析現有及過去專案的類型及性質：
分析各種專案的部門歸屬、專業領域、數量比率、立案頻率、規模大小、組織類型、策略重要性、風險程度、控管重要性等、目標達成率等。其目的在將不同的專案有系統地歸類，並分析它們在策略及控管上的重要性，進而找出它們在專案管理方法上的需求，以做為PM標準流程架構設計的依據。」
分析組織內各類專案的PM流程：
分析組織內，各類專案的現有的PM流程活動、技術工具、產出文件等。其目的在找出其專案管理邏輯方法及需求重點上的共通點及差異點。進而做為PM標準流程架構在設計、調整大小(sizing)及客製化(customizing)的方法依據。
調查現有PM標準流程的最佳範例：
調查現有的國際專案管理標準(如PMBOK, Prince II, CMMI, ISO 21500等)、業界現有的應用範例(如企業的專案管理手冊及方法等)、以及專家學者的著作等。其目的在找出適合組織的PM標準流程架構在設計、調整大小及客製化上的最佳範例及方法。
架構PM標準流程的細部活動及文件：
根據前三個步驟的調查及分析結果，設計出一套所有專案共同遵循的PM標準流程的架構(參考圖4)。接著逐步發展各管理階段的細部活動、工具、技術及產出文件。最終的目的在撰寫出一本PM標準流程手冊。
制訂PM標準流程縮放(sizing)的方法：
根據不同規模大小專案的需求，制訂PM標準流程可調整大小(sizing) 的方法。例如，將專案分成大、中、小三類，並規定每一類專案必要(must have)、可選(optional)及不需要(unnecessary)的流程活動、方法工具及文件表單。
發展特定專業領域的PM標準流程：
確認組織中具有特定(specific)及專業的(professional)需求的專案(如IT、產品研發及工程專案等)，並將其PM標準流程、方法工具及產出文件予以客製化(customization)，以提升其PM標準流程的運作效率。