缺少PM標準流程的問題

專案可分為管理和技術兩種工作。管理的工作由專案管理團隊負責，主要從事「指揮、組織、用人、計劃及控管」的工作。而技術的工作則由不同專業的技術小組所負責，主要從事技術產出的工作。通常，企業會制訂一套很嚴謹的標準的技術流程，例如：新產品開發標準作業流程或軟體或系統開發標準作業流程等。但很少有企業會建立一套標準的專案管理流程。

由於缺乏一套共同遵循的PM標準流程，企業的專案在執行時經常會產生以下的現象：

• 每個專案經理都有一套自己的秘密配方(Secret Ingredient)來管專案：專案經理各有一把號，各吹個的調，英雄主義抬頭，跨部門協調溝通困難。
• 每個專案經理都認為他的專案是最重要：組織的有限資源分配不均，容易產生資源浪費及部門衝突。
• 每個專案的的執行過程都像是個黑箱(Black Box)：專案介面溝通資訊不明，造成各管理階層及功能單位決策不良，失誤不斷。
• 每個專案的成效評核大多是自由心證：專案需求、效益、風險管理方法無共同認定標準，最終成效難以認定。
• 每個專案的最佳範例與經驗學習都留在專案經理個人的腦裡：造成專案的最佳案例(Best Practices)及經驗學習(Lessons Learnt)等智慧財產無法有效保留及傳承。

進一步仔細分析這些現象，不難發現以下的事實，那就是：專案是由一群不同管理階層、角色責任、專業技術及利害關係的團隊成員所共同負責。通常，他們對專案的管理會有不同的思考邏輯與個人經驗。因此，在缺乏一套具有共同遵循的專案管理方法架構下，往往會造成許多問題，包含：

• 意見整合不易：眾人的意見很難達成共識。
• 溝通協調很難：無法有效來溝通及協調專案各種議題。
• 問題解決無效：無法有效來處理專案執行上的問題。
• 衝突經常發生：容易產生歧見及爭執狀況。
• 責任區分不清：出錯時，經常相互推拖指責。
• 績效評定不易：專案團隊的績效很難客觀評定。

有關PM標準流程建立的現象與問題，請參考圖1的內容。

圖1： 缺乏PM標準流程的現象與問題

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