The Ultimate Perfection is Simplicity - Using Saint Exupery's Law in Project Management

作者：賴志宏 博士   出處：Kris專案管理學院   日期：2015/7/6

      安東尼•德•聖艾修伯里(Saint Exupery)（1900-1944）是一位法國貴族、得獎作者、哲學家和探險飛行員。他的中篇小說 「小王子」 是有史以來發行最暢銷的書籍之一。他在他的「空軍的奧德賽」一書中評論什麼是真正的「完美」。根據他的說法，最好的飛機是那些被改善到極致簡單的結果。從那時起，聖艾修伯里定律已被廣泛應用於設計和管理。所謂聖艾修伯裡定律就是：「達成完美的時候，並非沒有更多東西可以增加，而是沒有什麼東西可以減少」。

      然而，簡單真的是設計、計畫與管理的最終目標嗎？許多理論都支持這個想法，例如：「如：「KISS原理 (Keep It Simple Stupid) 」；「少即是多 (Less is more) 」及「成熟精練的最高境界就是簡單 (The height of sophistication is simplicity) 」。從字義來看「簡單」一詞，是指：「簡單的狀態(state of being simple)、不複雜(uncomplicated)、未複合的(uncompounded)；一個從錯綜複雜中解脫的自由。而完美則被定義為 無故障或缺陷(freedom from fault or defect)，無法再改善的東西。」

      舉個例來說，當我們在購買智慧手機時，經常會問：為什麼有許多手機會有一堆既複雜又用不到的功能呢？甚至我們可能還要花好幾個小時或甚至好幾天才有辦法來熟悉按鍵的操作方式。既然我們都希望手機應該要簡單好用(user-friendly)，為什麼有一些設計者會認為：把所有的功能都加到手機裡是消費者所希望的呢？同樣的例子也會出現在汽車或電腦軟體的設計等。當消費者普遍認為產品的功能應該要愈簡單愈好時，設計者的想法卻背道而馳，這不是一個很有趣的現象嗎？

      或許你會懷疑：難道凡事簡單就可以達到真正的完美嗎？而保持完美的目的難道就只是要不出錯或減少瑕疵嗎？如果是這樣的話，那就用「多做多錯、少做少錯、不做不錯」的想法來看，最好什麼事通通不要做，不就好了嗎？當然不是這樣，所謂「極致的完美來自簡單」的道理是指：在獲得同樣目的、價值或效率的前提下，為了完成事物，我們必須選擇關鍵而必要的需求，同時不斷簡化執行方法，如此才能避免不必要的需求、無效的方法及浪費的資源等，進而達到完美無缺的程度。因此，追求完美一個是不斷「由繁化簡、去蕪存菁」 的過程。

      保持簡單的目的，除了在避免出錯或瑕疵之外，更重要的是要減少浪費或改善效率，而最終的目的則在提升顧客或使用者的滿意度。這和80/20法則的道理一樣，「持續專注於少數的關鍵需求」才是獲得完美 的最佳手段。而這個道理運用最佳的例子，要算是TOYOTA的精實生產 (Lean Production)和Apple簡約設計。這兩個當今世界最優秀的公司，不斷超越自己及領先對手的最佳秘密武器就是凡事「簡化、簡化、再簡化」。

      這個道理雖然簡單，但要做到卻很困難。因為我們所期望的簡單，亦即那個被認為完美的簡單(the perfect simplicity)，是必須經過無數的構想、草稿、實驗和修正後才能被實現的。因此，該如何去認定什麼是必要的或什麼非必要的，基本上是個非常辛苦的過程，因為，簡單常常被認為是豐富的敵人。有時候，你也許為了讓一個產品變得簡單，而削減了太多的功能，以致於變得缺乏創意和價值。因此，多與少之間的拿捏，不是一種隨意的選擇，而是一種深思熟慮的重複增減過程，也就是透過不斷發散和收斂的思考活動，直到一種滿意的平衡狀態。

      同樣的道理用在專案管理上，你會發現簡單往往是最難實現的。例如，大多的老闆都希望專案的結果愈完美愈好，於是他們會不自覺地將專案的需求愈加愈多，致使專案的範疇愈來愈大，並造成專案的計劃不斷變更。最後嚴重影響了專案的正常進度、預算和品質，最終導致專案的失敗。類似的案例只要Google一下就可以找到一堆，例如，雪梨歌劇院的興建專案、美國的國際太空站建造專案、及法國 Airbus A380的設計製造專案等。這似乎是說明了一個事實，那就是人們對完美的追求是一種不可獲救的偏執。因為需要完美的結果，人們會不斷地增加更多的需求。對大多專案而言，這也正是導致失敗的夢靨開始。

      另外一種狀況是，當不同的專案利害關係人，以各自認為的完美需求來設定專案的目標，但又不願與他人妥協時。這時候專案就會變得一片混亂。例如，設計單位最想要的是完美的產品功能，品質單位最想要的是完美的品質，採購單位最想要的是愈省錢的零件，而老闆最想要的是愈快上市的產品。由於這些目標，在本質上是互相衝突的。這種既要馬兒跑得快，又要馬兒不吃草的各別完美主義間的矛盾，往往造成專案的範疇、時程、品質、成本完全失控，最後導致專案的失敗。所以我常說：「在系統中，如果各別元素都期望自身的完美，就會造成整個系統的完全混亂(Total perfection of the individuals is total chaos of the system)。」這個道理適用在產品設計、在組織建構、在政治運作、甚至在專案管理也不例外。

      那麼我們該如何應用「極致的完美來自簡單」的道理，來讓專案管理的工作少出錯及更有效率呢？首先，讓我們以 「如何簡化專案的需求和範疇」的例子來說明。

      經常，我們會不斷增加許多「想要、但不必要的(desired but not necessary)」專案需求，致使專案的範疇需求不斷改變，因而造成專案完成目標的衝突，最後導致專案的失敗。因此，針對於這種情形，我建議在你設定專案的需求時，可以將它分成「想要的(wanted)、需要的(needed)及必要的(required)」三個類別，同時只專注在那些「必要的」需求， 並盡量減少那些「想要的或需要的」非必要需求。所謂想要的(wanted)是那些nice to have的需求，通常是一些讓人感覺更舒服、但就算沒有也不會有太大關係的需求。所謂需要的(needed) 是那些better have的需求，通常是一些次要的輔助功能，如果能有的話，就會使專案有更多的附加價值。所謂必要的(required)是那些must have的關鍵需求，通常是非常重要且不可缺少的目標或功能。

      因為，根據80/20法則來看，若要達成所有must have的需求大概只要花費20%精力，卻可以獲得80%的效益。相對地，若要達成better have和nice to have的需求，則需要花費80%精力，但只能獲得20%的效益。因此，我們以成本和效益來看，若只為了要追求少數的20%效益，而需要多付出80%的精力，那就太不值得了。因此，當你在考慮是否要增加專案的需求時，請仔細想一想它們是不是真正必要的，如果不是的話，那就儘量不要貪多。請記住80/20法則的道理，以免你做了一堆吃力不討好的虛工，同出還做出一些重看不重用的產品或結果。

      上面的道理，同樣也可以運用在下列的專案管理工作上，包含：

• 如何簡化專案的產出規格需求？

• 如何簡化專案管理的流程、方法及工具？

• 如何簡化專案的計畫內容？

• 如何簡化專案的控管及報告方法？

• 如何簡化專案管理的文件表單？

• 如何簡化專案管理的人事架構？

• 如何簡化專案管理的會議及溝通方式？

      最後，我們來重述聖艾修伯里定律：「達成完美的時候，並非沒有更多東西可以增加，而是沒有什麼東西可以減少」。這個道理意味著人們在做事時，經常是「想要得太多、需要的不多」。因此，若要確保專案管理的工作有效率，最好的做方法就是：凡事要有優先順序(priority)、同時要專注於必要的(must have)需求及簡單的方法。這樣可以讓專案的計劃更容易執行、專案的風險更減少，進而使專案的目標更容易實現。同時，也可以讓專案團隊的工作更加專注及有效率，進而減少時間的延遲、預算的超支或品質的不良狀況。這樣就可讓專案的成功機率增加，同時也以獲得更高的顧客滿意程度。

相關諺語：

• 完全的完美是完全的混亂。（賴志宏博士，2008年）
  “Total perfection is total chaos.” (Kris Lai, 2008)

• 保持簡單-蠢蛋。（凱利•約翰遜，1960年代）
  "Keep it simple stupid." (Kelly Johnson, 1960s)

• 成熟精練的最高境界就是簡單。（克萊爾•布思•盧斯，1931年）
  "The height of sophistication is simplicity. " (Clare Boothe Luce, 1931)

• 少即是多。（密斯凡德羅，1960年代）
  "Less is more." (Ludwig Mies van der Rohe, 1960s)

• 一切都應該盡可能的簡單，但不要太簡單。（羅傑•使西安，意譯愛因斯坦）
  "Everything should be as simple as it can be, but not simpler." (Roger Sessions, paraphrasing Albert Einstein)

• 如果可以用更少力氣來做，何必花更多力氣呢。（奧卡姆的威廉，奧卡姆剃刀，1285-1349年）
  “It is pointless to do with more what can be done with fewer.” (William of Ockham, Occam's razor, 1285-1349)

• 簡單是達到卓越的關鍵。（李小龍）
  "Simplicity is the key to brilliance." (Bruce Lee)

• 最偉大的創意是最簡單的。（威廉•戈爾丁，1999年）
  "The greatest ideas are the simplest."(William Golding, 1999)

• 簡單是最終的成就。在彈奏過無數的音符之後，簡單就成為藝術的最高獎勵。（肖邦）
  "Simplicity is the final achievement. After one has played a vast quantity of notes and more notes, it is simplicity that emerges as the crowning reward of art." (Frédéric Chopin)

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