專案管理標準流程建立顧問服務

缺乏一套共同遵循的專案管理標準流程，企業的專案在執行時經常會產生以下的現象：

• 每個專案經理都有一套自己的秘密配方(Secret Ingredient)來管專案：專案經理各有一把號，各吹個的調，英雄主義抬頭，跨部門協調溝通困難。
• 每個專案經理都認為他的專案是最重要：組織的有限資源分配不均，容易產生資源浪費及部門衝突。
• 每個專案的的執行過程都像是個黑箱(Black Box)：專案介面溝通資訊不明，造成各管理階層及功能單位決策不良，失誤不斷。
• 每個專案的成效評核大多是自由心證：專案需求、效益、風險管理方法無共同認定標準，最終成效難以認定。
• 每個專案的最佳範例與經驗學習都留在專案經理個人的腦裡：造成專案的最佳案例(Best Practices)及經驗學習(Lessons Learnt)等智慧財產無法有效保留及傳承。

這些現象往往造成許多專案管理上的問題，包含：「意見整合不易、溝通協調很難、問題解決無效、衝突經常發生、責任區分不清及績效評定不易等(參考圖1)。」

圖1： 缺乏PM標準流程的現象與問題

所謂PM流程是指：PM團隊用於進行「起始、計劃、控管、執行及結案」的方法步驟及階段活動。而PM標準流程：「就是組織內所有專案所共同遵循的管理流程。」

因此，為了避免組織在PM問題，同時提高專案管理效率，組織需要建立一套具有共同邏輯及方法的專案管理流程架構。其目的是：將專案管理的方法、流程、技術、工具、文件及範例予以標準化，然後有系統地導入及落實到組織內所有部門和專案上，並做為建立「專案管理辦公室(PMO)功能、專案管理資訊系統(PMIS)、專案績效評估方法、專案管理教育訓練方法」的依據。

PM標準流程建立的主要效益包含：減少專案管理的問題、提升專案的執行效率，提高專案的成果效益、有效發展組織整體的專案管理能力等。有關PM標準流程建立的目的與效益的關係，請參考下圖的內容。

圖2：PM標準流程建立的目的與效益

雖然PM標準流程的建立會帶來許多好處，但若無法正確設計其流程架構、建立相關的作業程序及文件表單、並順利推展PM標準流程的導入工作，反而會帶來更多壞處，包含：可能會造成人們的抱怨、抗拒和挫折，進而對PM標準流程的導入失去信心。

下圖所列為PM標準流程建立最常遇到的困難。若不能克服這些困難，PM標準流程建立的過程將會是一條充滿挑戰和挫折的路。

圖3：PM標準流程建立的困難

服務項目

我們提供最專業的顧問服務，來協助貴公司從事以下PM標準流程建立的相關工作，包含：

• 分析現有PM流程問題
• 確認PM標準流程的架構需求
• 成立PM標準流程建立的專案團隊
• 製作PM標準流程建立的專案計劃
• 撰寫PM標準流程書及相關文件
• 進行PM標準流程導入的工作
• 建立PM標準流程最佳案例
• 進行相關的教育訓練工作
• 督導及控管專案的工作進度

服務能力

我們主要的顧問服務能力包含：

• 在需求面上： 具有專業的PM流程問題分析及需求評估的方法、工具及經驗，來協助客戶規劃PM標準流程的架構需求及方法。
• 在技術面上： 具有專業的PM標準流程建立方法、工具、範例、經驗，來協助客戶建立所有PM標準流程及文件。
• 在管理面上： 具有完備的專案管理方法、工具、文件表單及經驗、來協助客戶計劃及控管PM標準流程建立專案的工作。
• 在組織面上： 具有豐富的PM組織架構與團隊管理的方法、工具及經驗，來協助客戶發展高績效的PM標準流程建立專案團隊。

有關KPMS在PM標準流程建立的顧問服務能力及效益，請參考下圖的內容。

圖4：KPMS的顧問服務能力及效益

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