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客戶為台灣十大銀行之一，國內設有130多家分行，在美國、中國大陸、越南、新加坡、澳洲等國家設有據點。客戶發現自己花了大量時間為銀行製定了良好的策略計劃，但公司現有的專案管理效力低及控管不一致。客戶希望改善專案執行及交付的效益。高層主管認可策略及專案的對應是非常重要的。
接續客戶先前PM標準作業流程(SOP)指導手冊撰寫完成，為實際落實PM指導手冊內所期望達成之目標及效益，特別成立正式的專案辦公室組織，以利推展下列之工作,
如：(1)提供專案團隊PM的行政支援，(2)提供組織PM的輔導及控管，(3)發展及維護組織的PM方法及標準，(4)提供組織PM人才的培訓計劃及執行，(5)規劃及發展PM的資訊系統等。
本輔導顧問專案的範疇共包含三個主要階段的任務：(1)專案辦公事組織章程及服務相關的標準作業規範製作，包含所有的作業規範書、標準表單、報告等；(2)專案辦公室人員的職能訓練輔導，包含所有的教育訓練課程規劃、執行、成效評核、及改善計畫；(3)PMO管理資訊系統建置，包含所有的系統建置分析評估、規劃設計及建置輔導。
本顧問輔導工作主要以第一階段的任務為主，相關的工作摘要請參考以下說明。
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在預定時程及預算內，完成符合客戶需求的第一階段「專案辦公事組織章程及服務相關的標準作業規範製作」，並規畫第二階段「專案辦公室人員的職能訓練輔導」及第三階段「專案辦公室管理資訊系統建置」等工作。
- 有效地協助PMO成員熟悉之其個人的角色職責及組織服務，並能完全勝任被賦予的工作任務。
- 有效地協助各事業單位專案負責人員及主管熟悉PMO之服務項目及作業規範，以充分運用PMO的服務資源。
- 逐步發揮PMO的組織能力，並提升PMO之組織成熟度及運作績效。
- 展現PMO對策略專案執行之價值及效益實現能力。
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主要產出 |
「PMO專案辦公室組織章程及標準作業規範」，包含以下所有的作業規範書、標準表單、報告等 |
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PMO組織章程 |
PMO服務作業規範 |
PMO行政作業規範 |
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- 專案控管服務作業規範
- 專案輔導服務作業規範
- 專案人才培訓標準作業規範
- 專案管理人才培訓、認證及評核作業規範
- 專案管理資訊系統作業規範
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- PMO年度工作計畫執行作業規範
- PMO服務及工作守則
- PMO業務推行及宣導作業規範
- PMO顧客意見調查及處理作業規範
- PMO顧客服務績效評核作業規範
- PMO人員招募及篩選規範
- PMO人員職能訓練作業規範
- PMO人員能力及績效考核作業規範
- PMO人員獎勵及懲戒作業規範
- PMO文件管制作業規範
- PMO檔案管制作業規範
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驗收標準 |
按事先規劃之以下各階段之審核表單驗收：
- 「交付產出審核表」
- 「階段結束審核表」
- 「建置小組團隊績效評分表」
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階段 |
階段預期效益 |
評量方法 |
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1. 建置訓練期 |
PMO人員能夠熟練地運用標準作業規範所有的流程、表單、 工具、及技術等。 |
- PMO人員訓練成績評核表。
- 工作績效檢討告及PMO主管評核表。
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2. 技術熟練期 |
逐步落實PMO所執行的各項作業，如(1)提供專案團隊PM的行政支援，(2)提供組織PM的輔導及控管，(3)發展及維護組織的PM方法及標準，(4)提供組織PM人才的培訓計劃及執行，(5)規劃及發展PM的資訊系統等。 |
- 工作績效評核報告。
- PMO組織能力評量表。
- PMO標準作業規範使用現況稽核報告。
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3. 績效表現期 |
提升各事業單位之專案目標達成率及專案預期效益。 |
- 內部顧客意見調查及處理報告。
- 內部顧客服務績效評核報告。
- PMO輔導及控管專案效益達成結果分析報告。
- PMO組織能力評量表。
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本顧問服務的時間為4個月，每星期4小時。顧問服務內容主要包含以下的工作：
- 協助建立專案管理團隊。
- 製作專案範疇及工作計劃。
- 擬定專案溝通及控管計劃。
- 擬定交付產出品質驗收標準及里程碑。
- 提供及講解樣本及範例。
- 指導撰寫的技巧方法及工具使用。
- 協助進度的追蹤及跟催。
- 協助初稿及完稿的審校工作。
- 指導本流程標準手冊訓練簡報資料之製作。
- 協助規劃專案小組的工作任務、時程及相關的溝通協調機制。
- 依排定時程進行相關作業。
客戶PMO負責工作：
- 指派合適的專案贊助者及專案經理。
- 指派合適的人員組成專案小組來負責執行PMO標準作業規範撰寫的工作。
- 配合專案時程參與及負責執行每一輔導單元計劃的工作事項。
- 配合專案需求進行討論或建議。
| 輔導執行成果 |
所有階段之交付產出皆如期如質完成 |
| 後續輔導工作 |
- PMO人員的職能訓練輔導
- PMO年度工作計畫製作及執行輔導
- PMO管理資訊系統規劃及建置
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| 客戶回饋 |
客戶對整個專案進行全力支持及參與，並對執行的成果予以高度的期望及肯定 |
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輔導案例
