什麼是專案管理手冊？

專案管理制度導入系列文章 > 4. What-什麼是企業的專案管理手冊?

作者：賴志宏 博士   出處：Kris專案管理顧問   日期：2011/1/18

• 「參考」：提供一般性的專案管理定義、理論及方法來做為員工的參考。通常，手冊的內容是一般性的原則原理，它的用途不具強制性。因此，員工在執行實際專案時，必須靠自我的判斷來選擇及最適合的專案管理方法及工具。這種手冊通常可稱作參考手冊(reference book)

• 「指導」：清楚地說明專案管理的策略需求及政策目標，並按組織內一般或特定專案的實際運作方法，來制訂專案管理的組織架構方法及流程工具，以做為員工在執行專案時的指導。這種手冊的內容通常不是一般性的原則原理，而是具實務性、具體性、及重點性的說明。雖然此類的手冊不具強制性的作用，但員工可按照手冊的內容指示來正確地應用專案管理方法及工具。這類的手冊在性質上比較像技術手冊(technical manual)或指導手冊(instruction manual or guidebook)。

• 「規範」：除了具有上述指導用途之內容外，還將專案管理的運作流程及文件表單予以標準化，並具體載明負責組織專案制度運作及個別專案執行的人事組織架構及職務權限。同時，也正式制訂員工在專案執行時必要遵守的行為規範及法令規約等。此種手冊具有強制性的規範能力，通常可以稱作規範手冊(standard operating procedure manual)。

     在實際應用上，專案管理手冊可能只具有其中的一種用途，但也可能同時具有兩種或三種的用途。這意思是說：手冊的內容有些是用於參考用的，有些是指導用的，也有些是規範用的。至於，各部分所占的比例大小，則要視實際的需求來定。再者，依據適用範圍及時機來看，專案管理手冊可以用指導規範某個特定專案，當這個專案結束，手冊也就停止使用。例如：針對一個暫時性的國際合作專案，合作的組織特別制訂一本專案管理手冊來做為此一專案運作的指導或規範之用。另外，也可以根據組織內某個特定類型的專案來制訂不同的專案管理手冊，例如：軟體資訊專案管理手冊、投資專案管理手冊、或行銷專案管理手冊等。或是，根據某個特定部門單位來制訂專案管理手冊，例如：軟體資訊部門專案管理手冊，產品研發部門專案管理手冊、或營建事業處專案管理手冊等。當然，專案管理手冊也可以做為整個企業組織內所有專案得指導規範。

     基本上，專案管理手冊適用範圍要比專案管理手冊大，通常是以某個常駐型的組織單位為適用範圍，例如：整個企業組織、某個事業單位、或某個部門功能單位等。因此，對於某個暫時性的特定專案所制訂的管理手冊，我們通常不稱它是專案管理手冊。因此，若要能夠被稱為專案管理手冊，必須是：「需適用於某個常駐型的組織之所有或某類型專案。同時，在較高的程度上，必須是具備「指導及規範」的功能，而非僅是參考的功能」。

     最後，我們要特別指出的是：狹義的專案管理制度導入範疇大多侷限於專案管理流程架構的建立，其目的主要在制定專案管理手冊，以做為組織內部人員執行專案的參考或指導用途。以整體專案管理系統的構成要素及作用功能來看，這種狹義的範疇只專注在系統中的「流程」要素上，尚缺乏「策略」、「組織」、「人才」及「工具」等要素的考量。因此，並無法發揮整體專案管理系統最佳的效率。再者，那些僅制訂專案管理手冊來做為參考或指導用途的企業組織，通常不會注重實際運用成果的評核。因此，很難客觀地確認手冊的內容規定是否被有效落實在實際的專案工作中，當然也就不會進一步來採取改善的行動。這正說明為什麼很多組織辛苦地撰寫了專案管理手冊，試著要推行給各部門單位來實施，但始終看不到實際應用的成果。

(Note: 請連結本公司資源分享頁，來下載國外一些公司及政府組織的『專案管理手冊範例』)

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