PM標準流程建立的困難

Difficulties of Establishing PM Standard Process

作者：賴志宏博士出處：Kris專案管理顧問日期：2017/4/6

雖然PM標準流程的建立會帶來許多好處，但若無法正確地設計其流程架構、作業程序及文件表單、並順利推展PM標準流程的導入工作，反而會帶來更多壞處，包含：可能會造成人們的抱怨、抗拒和挫折，進而對PM標準流程的導入失去信心。以下說明PM標準流程的建立前、中、後最常遇到的困難及影響(參考圖3)。

成立前的困難

PM標準流程建立前，最常遇到的困難及影響如下：

很難獲的不同部門主管的共識和支持：以專案導向的部門，如RD及IT，通常對專案管理標準流程的建立較能認同及支持，其它以功能導向的部門，如HR、採購、生產等，則較缺乏興趣。因此，很難獲得不同部門主管一致的共識和支持。
很難整合不同部門對PM標準流程架構需求的意見：以專案的類型、規模大小和複雜度來看， RD、IT及工程部門的專案管理流程為複雜，相反地，HR、採購、品管、財務等部門的專案管理流程較簡單。因此，不同部門對專案管理的流程架構需求經常有不同的意見。
很難找到有能力及經驗的專案負責人員：負責PM標準流程建立的人員，除了需要有足夠的專案管理能力和經驗外，同時還需要熟悉各種不同專案的技術流程。除此之外，還需具有組織流程分析、規劃、架構、客製化及導入的能力。而在組織中，通常很難要找到這樣的人才。
很難獲得足夠的資源和預算：PM標準流程建立所需的人力資源通常是由各相關部門來提供。然而各部門主管經常是意見分歧，因此很難讓他們願意提供必要的人力資源。除此之外，高層經理對PM標準流程建立的效益也經常抱持懷疑的態度，因而很難讓他們提供足夠的預算。

成立中的困難

PM標準流程建立中，最常遇到的困難及影響如下：

很難進行PM標準流程架構設計、建立及持續改善的工作：PM標準流程建立的專案團隊經常缺乏足夠的知識、經驗、技術、工具來進行PM標準流程架構需求設計、建立及持續改善的技術性工作。
很難有效進行PM標準流程建立的專案管理工作：PM標準流程建立的專案團隊經常缺乏足夠的專案管理知識、經驗、技術、工具來進行PM標準流程建立的管理性工作。這些專案管理工作主要包含「專案問題分析、商業案例評估、專案團隊建立、專案計畫、控管及結案等。」

成立後的困難

PM標準流程建立後，最常遇到的困難及影響如下：

很難克服人們對PM標準流程變革的抗拒：在PM標準流程建立完成後，接著就是將其導入不同的部門及專案。例如，所有的專案團隊都必須遵照PM標準流程來做事、必須填寫規定的文件表單。這些要求往往讓專案人員很難適應，進而產生抗拒的態度和行為，導致PM標準流程無法有效發揮其功效。
成立後，很難在短期內有效地呈現具體的效益：PM標準流程後至少必須經歷幾個階段後，才能產生初步的效益，包含：「介紹期、抗拒期、接受期、表現期」等。通常需要12-18個月的時間。但若組織原本的專案管理能力不好，組織內部的部門障礙很多、專案團隊的抗拒很大、或是PM標準流程導入的效率不佳。那麼時間可能要更長。基本上，高層主管們都很渴望立即見到專案管理標準流程導入的效益，若效益遲遲無法呈現，將使他們失去信心，進而不再重視PM標準流程的運作。