1.4 什麼是專案管理流程?
What is Project Management Work?
| Kris專案管理流程手冊 > 1.4 什麼是專案管理流程? | ￭ 作者：賴志宏 博士 出處：Kris專案管理顧問 日期：2019/3/6 |
專案管理流程的定義 |
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基本上，「專案的流程」包含「專案管理流程」及「專案產出流程」，分別說明如下：
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- 專案產出流程：
- 主要是「線性(linear)、順序性(sequential) 」的操作或技術相關的產出工作。
- 這些工作通常由不同專業的功能部門或外部包商的工作小組所負責。例如，資訊系統的產出流程通常包含「技術評估、規格定義、構想設計、功能測試、系統建置、系統維護」等相關的產出工作。
- 按個別工作的時程計畫，不同的專案技術團隊會在不同的期間參與專案的工作，直到他們工作完成後，就會回到原來的部門單位。
- 通常，不同專案的產出流程都不一樣，即使是同類型的專案，其差異可能很大。因此，在定義專案產出工作時，通常需要以詳細的工作分解架構來與以發展(見2.3.3節之內容)。
根據上面的說明，「專案管理流程」可被定義為：
「在專案的生命週期各階段中，由不同專案管理階層人員，所共同從事的管理活動之程序或步驟。」
在這個定義中，三個重要名詞的解釋如下：
- 專案的生命週期：從專案正式成立到結束的期間。所謂專案的正式成立是指：專案的提案書被正式審核通過，或者專案經由任何形式的授權而正式成立。
- 不同專案管理階層的人員：專案管理組織內的不同決策階層人員，主要包含「專案擁有者、專案委員會、專案贊助者、專案管理團隊成員、及工作小組長等。」這裡只包含那些在專案中從事管理工作的人(並不包含那些從事專案產出工作的人員)。
- 管理活動之程序或步驟：指專案管理的「起始、計劃、執行、控管及結案」等五大流程之活動程序或步驟(這裡並不包含專案產出流程的工作)。
有關「專案管理流程」的基本架構，以及與「專案產出流程」的關係，請參考下圖。
圖1.4a：「專案管理流程」的基本架構 |
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專案管理流程的活動 |
根據上述專案管理流程的基本架構，在專案成立之前，主要從事問題或機會分析、解決方案評估及篩選、及提案的工作，若提案書通過審核，專案就會被正式成立，通常我們稱這個階段為「提案流程」。當專案正式成立後，專案管理可被細分為「起始、計劃、執行、控管、及結案」等五個階段流程的活動。
由於，提案流程的活動是在專案正式成立之前進行，所以是屬於群組專案管理(program management)或投資組合管理(portfolio management)的範疇，因此，有關提案流程的活動，通常不會被列入專案管理的範疇中(如PMBOK、Prince 2或ISO 20015等國際規範)。然而，在實務上，專案經理經常要負責提案流程的工作，包含問題調查、需求分析、解決方案構想及評估及提案工作。因此，特別將提案流程的活動納入本手冊的專案管理流程架構中。
有關專案管理的「提案、起始、計劃、執行、控管、及結案」等流程的主要目的、主要活動、主要負責人員，說明如下。
- 提案流程：
- 主要目的：在確認專案成立的必要性、可行性及效益性。
- 主要活動：包含確認問題與需求、構想問題解決方案、評估及篩選解決方案、撰寫專案提案書、審核專案提案書等。
- 主要負責：由專案贊助者負責完成，並由專案經理來協辦，專案委員會則負責審核的工作。
- 起始流程：
- 主要目的：在確認專案成立的合法性、需求必要性、方法的可行性及團隊的勝任性，並藉由啟動會議來取得全體專案管理成員的共識和承諾。
- 主要活動：包含製作專案核准文件、建立專案管理團隊、分析認利害關係人、確認專案需求及實現方法、確製作專案範疇說明書、確認專案管理流程文件需求、召開啟動會議等。
- 主要負責：專案經理來負責完成，並由專案管理團隊來協辦，專案贊助者及專案委員會則負責指導及審核的工作。
- 計畫流程：
- 主要目的：在確保專案執行前，所有產出及管理的工作被仔細的規劃。
- 主要活動：在製作細部的專案計畫書，包含規格、品質、工作、資源、時程、採購、預算、風險、溝通等相關的子計畫。
- 主要負責：由專案經理及專案管理團隊成員來負責完成，並由各工作小組長來協辦。專案贊助者及專案委員會則負責指導及審核的工作。
- 執行流程：
- 主要目的：在確保必要資源在事前被充分地準備，如人力、物力、設備、環境等；專案經理確實分派、檢討及驗收所有的專案工作；同時所有工作小組確實接受、督導及交付工作。
- 主要活動：包含進行準備工作、管理分派驗收及管理產出交付。執行的準備及管理分派驗收的工作由專案經理及專案管理團隊成員來負責。
- 主要負責：管理產出交付的工作由各工作小組長來負責。專案贊助者及專案委員會則負責指導及審核的工作。
- 控管流程：
- 主要目的：在確保專案的進度狀況及問題被有效地追蹤記錄、分析評估及檢討處理。同時，溝通訊息及專案文件被有效控管。
- 主要活動：包含控管進度、控管問題、控管溝通及控管文件等。
- 主要負責：由專案經理、專案團隊成員及工作小組長來分工負責。專案贊助者及專案委員會則負責指導及審核的工作。
- 結案流程：
- 主要目的：在確保專案的最終產出被確實驗收，同時結案相關的工作被有效完成。
- 主要活動：包含規劃及準備結案作業、進行完工驗收作業、進行產出及文件移交、進行合約及行政結案、進行結案報告及會議等。
- 主要負責：由專案經理、專案團隊成員及工作小組長來分工負責。專案贊助者及專案委員會則負責指導及審核的工作。
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